Poslednjih nekoliko godina promenio se način na koji zaposleni koriste kancelariju. Nekada je gotovo svako imao svoje stalno radno mesto. Danas veliki broj kompanija prelazi na hibridni rad, fleksibilne timove i prostore koji mogu da se prilagode različitim zadacima tokom dana.
Upravo zbog toga sve češće se pominju termini agile kancelarija i hot desking. Iako deluju kao prolazni trendovi, u praksi predstavljaju odgovor na realne potrebe savremenih kompanija. Cilj nije samo ušteda prostora. Cilj je stvaranje radnog okruženja koje prati način na koji ljudi zaista rade.
Ključne tačke
- Agile kancelarije prilagođavaju prostor različitim načinima rada tokom dana.
- Hot desking predstavlja samo jedan deo šire agile strategije.
- Dobro planirane fleksibilne kancelarije mogu smanjiti neiskorišćen prostor.
- Zaposlenima su i dalje potrebne tihe zone za fokusiran rad.
- Tehnologija za rezervaciju mesta postaje važan deo organizacije rada.
- Kvalitetan kancelarijski nameštaj olakšava buduće promene rasporeda i timske reorganizacije.
Šta zapravo predstavlja agile kancelarija?
Mnogi agile kancelariju zamišljaju kao otvoren prostor bez fiksnih mesta za rad. Međutim, koncept je znatno širi.
Agile kancelarija podrazumeva prostor sastavljen od više zona koje podržavaju različite aktivnosti. Tokom jednog radnog dana zaposleni mogu koristiti mirnu zonu za koncentraciju, prostor za sastanke, deo namenjen timskoj saradnji ili neformalni kutak za kratke razgovore.
Takav pristup polazi od jednostavne pretpostavke: ne obavlja se svaki posao na isti način.
Nekome je potreban mir za analizu podataka. Nekome je potrebna tabla za brainstorming sa kolegama. Nekome odgovara kratka video konferencija sa klijentom.
Kada prostor podrži sve navedene potrebe, produktivnost prirodno raste.
Hot desking nije isto što i agile rad
Jedna od najčešćih grešaka jeste poistovećivanje ova dva pojma. Hot desking predstavlja model u kojem zaposleni nemaju unapred određene stolove. Po dolasku u kancelariju biraju slobodno radno mesto ili ga rezervišu unapred.
Agile kancelarija je mnogo širi koncept.
Može da sadrži:
- hot desk radna mesta
- fokus zone za individualni rad
- sale za sastanke
- prostore za timsku saradnju
- neformalne zone za kraće razgovore
Drugim rečima, hot desking je samo jedan deo agile strategije.
Zašto kompanije prelaze na ovakav model?
Kada razgovaram sa menadžerima tokom planiranja novih kancelarija, najčešće čujem isto pitanje:
„Da li će zaposleni uopšte prihvatiti promenu?“
Odgovor zavisi od načina implementacije. Kada se projekat dobro osmisli, prednosti postaju veoma vidljive.
Pre svega, prostor se koristi znatno efikasnije. U mnogim kompanijama veliki broj stolova ostaje prazan tokom dana zbog rada od kuće, sastanaka ili službenih putovanja. Hot desking omogućava racionalnije korišćenje raspoloživog prostora.
Druga prednost odnosi se na saradnju među timovima.
Ljudi više nisu vezani za jedno mesto. Lakše dolazi do spontanih razgovora, razmene ideja i povezivanja zaposlenih iz različitih sektora.
Treća prednost jeste fleksibilnost.
Kako kompanija raste, menja organizaciju ili uvodi nove timove, prostor može relativno lako da se prilagodi novim potrebama.
Greške koje mogu da ugroze projekat
Neće svaka agile kancelarija unaprediti prostor. Najveći problem nastaje kada kompanija ukloni stalna radna mesta, a ne obezbedi dovoljno alternativa.
Zaposleni tada gube osećaj pripadnosti prostoru. Pojavljuju se problemi sa rezervacijom određenog prostora. Nedostaju zone za koncentraciju. Produktivnost u tim slučajemima počinje da opada.
Zbog toga svaki kvalitetan projekat mora da obuhvati više tipova prostora.
Posebno su važne:
- tihe zone za fokusiran rad
- akustički izolovane prostorije za pozive
- manje sale za sastanke
- fleksibilni timski prostori
Brojna iskustva pokazuju da otvoreni prostor sam po sebi nije dovoljan. Ljudi i dalje imaju potrebu za privatnošću tokom određenih zadataka.
Kako pripremiti zaposlene za promenu?
Najuspešniji projekti ne počinju kupovinom novog nameštaja niti promenom rasporeda sedenja. Počinju razgovorom sa zaposlenima i jasnim objašnjenjem zbog čega se promena uvodi.
Mnogi ljudi vole rutinu i navikli su na svoje radno mesto. Zbog toga je važno da kompanija na vreme predstavi plan, sasluša predloge zaposlenih i odgovori na pitanja koja se prirodno javljaju tokom tranzicije.
Iskustva iz oblasti upravljanja promenama pokazuju da otvorena komunikacija i uključivanje zaposlenih značajno povećavaju prihvatanje novih načina rada.
Kada zaposleni razumeju cilj promene i osete da imaju priliku da učestvuju u procesu, prelazak na novi model rada postaje mnogo jednostavniji. Pre konačne odluke korisno je analizirati nekoliko važnih pitanja:
Pre bilo kakve reorganizacije korisno je analizirati:
| Pitanje | Zašto je važno | Rezultat |
|---|---|---|
| Koliko ljudi dolazi u kancelariju svakog dana? | Pomaže pri planiranju broja mesta | Izbegava se višak ili manjak kapaciteta |
| Koji timovi najviše sarađuju? | Definiše raspored zona | Lakša komunikacija |
| Koliko je fokusiranog rada tokom dana? | Određuje broj tihih prostorija | Veća produktivnost |
Tek nakon takve analize može se planirati budući izgled prostora.
Nameštaj postaje važniji nego ranije
View this post on Instagram
Kod tradicionalnih kancelarija stolovi i stolice često ostaju na istom mestu godinama. Agile koncept zahteva drugačiji pristup jer prostor mora da prati promene u organizaciji, broj zaposlenih i način rada timova.
Iz ugla dizajnera kancelarijskih prostora, jedna od najvažnijih odluka odnosi se na izbor opreme koja neće postati ograničenje za godinu ili dve. Zbog toga kompanijama često savetujem da prilikom planiranja prostora posebnu pažnju posvete tome kakav će kancelarijski nameštaj koristiti i koliko će ga lako prilagođavati budućim potrebama.
U praksi se pokazalo da podesivi stolovi, kvalitetne ergonomske stolice i modularni sistemi omogućavaju mnogo veću fleksibilnost od klasičnih kancelarijskih postavki.
Upravo zato mnoge firme tokom opremanja istražuju specijalizovane dobavljače poput Modrulja, gde mogu pronaći različita rešenja za savremene radne prostore, bez obzira na to da li uređuju manju kancelariju ili kompletan poslovni sprat.
Najbolji prostor nije nužno onaj koji izgleda najmodernije nakon useljenja. Mnogo veću vrednost ima kancelarija koja može da prati razvoj kompanije bez skupih rekonstrukcija i čestih zamena opreme.
Tehnologija postaje jednako važna kao i enterijer
Mnoge kompanije se fokusiraju na raspored stolova, a zaboravljaju da uspeh agile kancelarije u velikoj meri zavisi od svakodnevnog iskustva zaposlenih.
Zamislite situaciju u kojoj zaposleni dolazi u kancelariju i prvih deset minuta traži slobodno mesto za rad ili prostoriju za sastanak. Takve sitnice možda deluju beznačajno, ali se vrlo brzo pretvaraju u frustraciju koja utiče na ceo tim.
Zbog toga savremene kancelarije sve češće koriste digitalne alate koji olakšavaju organizaciju prostora. Kada zaposleni unapred znaju gde će raditi, kada je sala slobodna i gde mogu da održe sastanak, radni dan protiče mnogo jednostavnije. Istovremeno, kompanija dobija jasniji uvid u to kako se prostor zaista koristi i gde postoji prostor za dodatna unapređenja.
Da li je agile kancelarija pravo rešenje za svaku kompaniju?
Ne postoji univerzalno rešenje koje odgovara svakoj kompaniji. Ono što odlično funkcioniše u IT firmi sa hibridnim timovima ne mora dati iste rezultate u organizaciji gde zaposleni svakodnevno koriste specijalizovanu opremu ili veći deo vremena provode na jednoj lokaciji.
Tokom planiranja novog prostora uvek savetujem klijentima da prvo analiziraju način rada svojih ljudi, a tek onda da razmišljaju o trendovima. Agile kancelarija treba da bude odgovor na konkretne potrebe kompanije, a ne pokušaj da se prati ono što je trenutno popularno na tržištu.
Najuspešniji projekti koje sam video nisu nastali zato što je neko kopirao tuđe rešenje. Nastali su zato što je prostor pažljivo prilagođen navikama zaposlenih, organizacionoj kulturi i načinu na koji timovi zaista sarađuju svakog dana.
Česta pitanja
Za kraj
Uspeh ne zavisi od broja uklonjenih stolova niti od veličine otvorenog prostora. Mnogo važnije je koliko kancelarija prati stvarne navike zaposlenih.
Dobro osmišljen radni prostor je onaj u kojem ljudi mogu lako da sarađuju, ali i da pronađu mir kada im je potreban. Kada se postigne takva ravnoteža, kancelarija prestaje da bude samo mesto za rad i postaje prostor koji zaista podržava poslovanje kompanije.
